Job-Sharing: 5 selbsterprobte Praxis-Tipps für den gemeinsamen Start

Ihr startet gemeinsam in eine Co-Leadership oder Job-Sharing Rolle? Herzlichen Glückwunsch zu dieser tollen Entscheidung! Bestimmt habt ihr jetzt viele, ganz praktische Fragen, wie die Zusammenarbeit im Tandem gut funktioniert. Hier sind 5 praktische und selbsterprobte Tipps, die euch den Start in den Job-Sharing Alltag leichter machen.

Ein gemeinsames E-Mail Postfach ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für jedes Job-Sharing oder Co-Leadership-Duo. Es hilft euch als Tandem, jederzeit auf dem gleichen Informations-Stand zu sein. Und noch viel wichtiger: es ist ein Statement.

Das E-Mail Postfach ist ein sehr wirksames Instrument, um euer Umfeld im Unternehmen daran zu gewöhnen, dass ihr in einer Co-Leadership-Rolle arbeitet. Das heißt: zwei Personen – aber eine Position.

Ein gemeinsames E-Mail Postfach macht es eurem Umfeld leichter, mit euch zusammen zu arbeiten. Und wenn etwas leicht und unkompliziert ist, dann unterstützt das die Akzeptanz. Mit einem gemeinsamen E-Mail Postfach…

• nehmt ihr euren Kolleg*innen die Frage ab: „An wen wende ich mich denn jetzt?“
• reduziert ihr die „in cc“ E-Mail Flut für euch und andere
• vermeidet ihr unabsichtliches aneinander vorbeiarbeiten, weil beide von euch eine Anfrage erhalten haben und separat antworten
• verringert ihr das Risiko, dass Informationen verloren gehen, weil jemand von euch nicht auf dem E-Mail Verteiler stand
• sendet ihr mit jeder E-Mail ein deutliches Statement, dass ihr die Position gemeinschaftlich ausfüllt

Am Anfang braucht es wahrscheinlich etwas Zeit, um euer Umfeld daran zu gewöhnen. Da gilt es: antwortet konsequent aus dem gemeinsamen Postfach – auch wenn eine Anfrage nur bei eine*m von euch angekommen ist.

Um den Überblick in der Inbox zu behalten, legt ihr am besten ein einfaches System fest: z.B. farbliche Markierungen (wer kümmert sich), Haken (was ist schon erledigt) und Fähnchen (was muss gemeinsam besprochen werden). Und auch über die E-Mail Ablage Struktur solltet ihr euch einigen.

In einer Job-Sharing oder Co-Leadership Rolle ist es essentiell, dass beide wissen – oder nachschlagen können – was der letzte Stand zu einzelnen Themen ist.

Nichts ist nerviger für euer Team oder andere Stakeholder, wenn der eine nicht weiß, was mit der anderen besprochen wurde. Und auch für euch selbst ist das kein gutes Gefühl.

Um das zu vermeiden, ist eine gute Ablagestruktur in One-Note oder einem ähnlichen Tool super nützlich. Hier könnt ihr Notizen aus Meetings und Entscheidungen dokumentieren und stellt sicher, dass  ihr jederzeit den aktuellsten Stand der Dinge schnell und einfach nachschauen könnt.  

Wichtig: macht euch vorab Gedanken, was für euch eine sinnvolle Ablagestruktur sein könnte. Grobe Cluster können z.B. Team, Strategie und operative Themen sein.

Es lohnt sich, da vorab etwas Hirnschmalz zu investieren oder nach den ersten Wochen nachzuschärfen – sonst besteht die Gefahr, dass Wildwuchs entsteht und das One Note schnell unübersichtlich wird. Ihr solltet auch Regeln festlegen, was und in welcher Detailtiefe ihr dokumentiert.

Am Anfang eurer Job-Sharing oder Co-Leadership Zeit wollt ihr bestimmt viele Termine gemeinsam wahrnehmen. Das hilft, um euch besser kennen zu lernen und euch zu kalibrieren.

Der wahre Mehrwert von Co-Leadership bzw. Job-Sharing liegt aber im Aufteilen. Denn nur dann kann aus 1+1 mehr als 2 werden. Nehmt euch deshalb am Anfang der Woche kurz Zeit, um auf die Themen und Termine zu schauen, die in der aktuellen Woche anstehen:

• Wer übernimmt welchen Termin? (Die könnt ihr im gemeinsamen Kalender farblich entsprechend markieren)
• Wer arbeitet an welchem Thema?
• Was sollte der/die andere dazu unbedingt noch wissen oder beachten?

Plant euch dazu am besten eine halbe Stunde am Montag Vormittag fix in eurem Kalender ein.

Eine der größten Herausforderungen beim Arbeiten im Tandem ist das Teilen von Informationen. Wie könnt ihr sicherstellen, dass beide über die wichtigen Themen informiert sind und nicht „blank“ sind, wenn der/die andere nicht da ist?

Die Dokumentation im One Note (siehe Tipp #2) ist dazu eine wichtige Basis. Ihr solltet für euch aber darüberhinaus festlegen, wie ihr euch gegenseitig am besten auf dem Laufenden haltet.

Ihr könnt  euch z.B. zur Routine machen, dass ihr nach  jedem Meeting direkt eine kurze Chat-Nachricht mit Link zur Dokumentation an eure*n Tandempartner*in schickt. So seht ihr quasi in Echtzeit, was die Ergebnisse des jeweiligen Termins waren und könnt darüber hinaus noch die ein oder andere Information teilen.

Je nach Arbeitszeitmodell können auch Sprachnachrichten am Ende des Arbeitstages eine gute Möglichkeit sein, um wichtige Themen zu platzieren und auch „auf der Tonspur“ noch Informationen weiter zu geben, die sich schriftlich nicht so gut vermitteln lassen.

Unser wöchentlicher „Kaffee & Kröten“ Termin am Donnerstag morgen um 8:30h ist für mich einer der wichtigsten Komponenten für gelungenes Co-Leadership bzw. Jobsharing. Dieser Termin steht fix im Kalender. Mit einer Tasse Kaffee in der Hand besprechen wir in den 30 Minuten alles, was uns in der vergangenen Woche aneinander irritiert hat, was unklar war oder was in irgendeiner Art für Bauchgrummeln gesorgt hat.

Positives Feedback darf natürlich auch geäußert werden. Aber im Vordergrund steht wirklich die Idee, (zwischenmenschliche) Themen anzusprechen, bevor sie zum Problem werden. In der Anfangseuphorie ist das oft gar nicht so leicht. Um „in den Tune“ zu kommen könnt ihr euch folgende Fragen stellen:

• Wo hab ich diese Woche in unserer Zusammenarbeit kurz gezuckt?
• Zu welcher Situation würde ich gerne noch mal nachhaken, um (eine Reaktion, Antwort, Gesichtsausdruck…)  besser zu verstehen?
• Worüber hab ich mich insgeheim gewundert – oder geärgert?
• Was konnte ich diese Woche nicht so ganz nachvollziehen?
• Wo hätte ich wahrscheinlich anders gehandelt/geantwortet/entschieden als du?
  
  

Es gibt viele Best Practices und Tipps rund um Jo-Sharing und Co-Leadership. Aber was letztlich für euch funktioniert, könnt nur ihr herausfinden. Deshalb: seht euer Co-Leadership als stetigen Entwicklungsprozess.

• Entscheidet euch für etwas.
• Probiert es aus.
• Reflektiert: Funktioniert das für uns oder doch nicht?

Wenn es gut funktioniert macht weiter – wenn es nicht so gut funktioniert: passt es an.

Plant am besten quartalsweise eine Retro ein, wo ihr gemeinsam auf eure Routinen und Systeme schaut. Bindet dazu auch euer Team und euer Umfeld ein: was funktioniert aus deren Sicht gut – was weniger gut? Das könnt ihr gut selbst organisieren. Aber manchmal schadet auch ein Blick von außen nicht.

Ich freue mich, wenn ein paar hilfreiche Tipps für euren Start ins Job-Sharing oder Co-Leadership dabei waren. Wenn du/ihr Lust auf einen persönlichen Austausch habt – kontaktiert mich gerne.