Dranbleiben nach dem Team Workshop: So sorgst du für Umsetzung statt Workshop-Kater

Dranbleiben nach einem Teamworkshop: wie gut gelingt das in deinem Team? Setzt ihr die Erkenntnisse und Maßnahmen aus euren Workshops zuverlässig in die Tat um?

Wenn dein Team so tickt, wie die meisten Teams, die ich kenne, dann dürfte dir eher das hier bekannt vorkommen:

die Stimmung im Workshop ist super. Die guten Ideen sprudeln. Sie werden fleißig auf Post-Its und Flipcharts festgehalten. Am Ende des Workshops wird sogar eine TO DO Liste erstellt und festgelegt, wer sich bis wann um welches Thema kümmert. Bingo!

Die Freude über die guten Ergebnisse ist groß – die Intention, alles in die Tat umzusetzen auch.

Doch dann? Schlägt der Arbeitsalltag zu. Und plötzlich gibt es tausend gute Gründe, warum etwas anderes grad eine höhere Priorität hat – oder die Idee so nicht umsetzbar ist. Manchmal werden Aufgaben auch schlichtweg vergessen oder mangels Energie mutwillig auf übermorgen verschoben.

Das Ergebnis: Die vielen guten Ideen versanden. Es geht nicht so voran wie geplant. Und es bleibt ein schales Gefühl: Ich nenne das gerne den „Workshop-Kater“: die Erkenntnis, dass vom tollen Workshop leider nicht viel geblieben ist – und alles irgendwie für die Katz war.

Aber wie geht es anders? Wie kannst du als Führungskraft dafür sorgen, dass dein Team dranbleibt? Und dass aus guten Vorsätzen und definierten Maßnahmen echte Ergebnisse mit Wirkung werden?

Hier sind 7 konkrete und praxiserprobte Vorschläge – jenseits von den üblichen Dingen wie SMARTE Ziele, Verantwortliche und Follow-Up Termine fixieren, usw.

Die Blogparade von Astrid Engel hat mich zu diesem Artikel inspiriert.

Viele Ideen und Maßnahmen scheinen auf den ersten Blick total schlüssig und stoßen im Team auf breite Zustimmung. Aber in der Realität fallen manchen dann doch einfach hinten runter. Bei genauerem Hinsehen ist der Grund selten Faulheit oder böser Wille der Verantwortlichen – sondern ganz im Gegenteil: Klugheit!

Denn wenn hinter einer Aufgabe wenig Drive steckt, dann fehlt meist die Sinnhaftigkeit:
Wozu machen wir das überhaupt? Was bewirken wir damit – und für wen?
Was bringt das ganze für unser Unternehmen, unsere Kunden, unser Team und mich als Mitarbeitenden?

Ein starkes „Wozu“ ist die beste Garantie fürs Dranbleiben und Umsetzen. Wenn deinen Teammitgliedern klar ist, wozu es sich lohnt, dann werden sie gar nicht anders können, als umzusetzen.

Stellt alle eure Maßnahmen und To Dos aus dem Workshop auf den „Wozu“-Prüfstand:

• Wozu ist das wichtig?
• Wozu sollten wir das tun?
• Was würde passieren, wenn wir das nicht machen?

Nur wenn ihr wirklich überzeugende Antworten gefunden habt, darf die Maßnahme auf der Liste bleiben. Sonst kommt sie auf den „Ideen-Parkplatz“.

Die Wozu-Frage trennt die Spreu vom Weizen.

Wenn ihr die Frage ehrlich beantwortet und überzeugende Argumente findet, dann setzt das enorme Energie für die Umsetzung frei. Das garantiert, dass deinem Team das Dranbleiben leichter fällt.

Und wenn ihr keine überzeugende Antworten auf die Frage findet? Dann hat die Maßnahme im Moment keine Priorität. Was uns direkt zum nächsten Punkt führt:

Aus Workshops purzelt oft eine Vielzahl an Ideen und Maßnahmen raus. Das Problem ist nur: meistens war deinen Teammitgliedern vor dem Workshop ja nicht unbedingt langweilig. Das heißt: wenn jetzt neue Aufgaben dazu kommen, ist ja eigentlich logisch, dass für irgendetwas anderes im Aufgabenportfolio dann weniger Zeit bleibt.

Das gestehen sich viele aber nicht ein. (Ich gebe zu: ich gehöre auch dazu). Ich denke mir dann oft: Das wird schon irgendwie werden – „a bissl was geht immer“. Aber die Realität zeigt: es fallen Dinge hinten runter. Und der Frust ist vorprogrammiert.

So kannst du diese Falle vermeiden:

frage für jede neue Aufgabe oder Maßnahme, die den Wozu-Test bestanden hat, was ihr dafür weglassen könnt – oder zumindest zeitlich nach hinten schieben. Jede neue Aufgabe braucht Raum – und der entsteht nur, wenn ihr etwas anderes weglasst oder runter priorisiert.

Falls euch die Priorisierung schwer fällt, dann können folgende Fragen helfen:

• Wenn wir in 1-2 Jahren auf diesen Moment zurückschauen: was würden wir unserem „jüngeren Selbst“ raten, jetzt wegzulassen?
• Was würden wir in 1-2 Jahren bereuen, wenn wir es jetzt nicht tun?
• Welche Stakeholder hätten einen Nachteil, wenn wir das weglassen? Können die/wir damit leben?

Priorisieren ist eine Herausforderung. Aber es setzt auch viel Energie frei und erhöht die Chancen zum Dranbleiben enorm.

Mutig sein lohnt sich! Ganz Mutige entscheiden sich für nur eine einzige Priorität und arbeiten dann mit Vollgas für einen bestimmten Zeitraum an dieser einen Sache.

Hast du das schon mal erlebt: Du startest mit Vollgas in die Umsetzung einer spannenden Aufgabe – und wirst schon an der ersten Kurve übel ausgebremst, weil ein Hindernis im Weg ist, das du nicht hast kommen sehen.

Genau an dieser Stelle scheitern viele Umsetzungsvorhaben: „Geht einfach nicht“. „War wohl doch nicht so ne gute Idee“. „Keine Chance – die stellen sich quer“.

Wenn ihr mögliche Hindernisse gleich von Anfang mitdenkt, dann stehen die Chancen gut, dass die Maßnahme Erfolg hat. Nehmt euch die Zeit, noch beim Workshop zu überlegen, welche Hindernisse auftauchen könnten und wie ihr damit umgehen könntet. Dann könnt ihr im Fall der Fälle schnell und souverän reagieren und seid zumindest nicht überrascht, wenn es tatsächlich dazu kommt.

Vielleicht gilt es, ein paar Stakeholder besonders gut im Auge zu behalten. Oder extra Zeit oder Ressourcen einzuplanen. Was immer es ist – wenn ihr das schon im Blick habt, bevor es zum Problem wird, ist es viel leichter, die Maßnahme erfolgreich durchzuziehen.

Wie heißt es so schön: der Geist ist willig, aber das Fleisch ist schwach. Selbst die besten Intentionen werden oft dahin gefegt, wenn der Arbeitsalltag zuschlägt. Mit reiner Willensstärke oder Disziplin kommen wir da oft nicht weit.

Viel erfolgsversprechender ist es, die Strukturen anzupassen, in denen wir arbeiten:

• Wie können wir bestehende Meetings, Prozesse, Templates, Routinen oder Projekte für unser Vorhaben nutzen?
• Könnte die Maßnahme als Teilprojekt in ein bestehendes Projekt integriert werden?
• Wie können wir unsere Meetingstrukturen anpassen, um mehr Zeit für die Diskussion von strategisch wichtigen Fragen zu finden?
• Wie können wir das Template erweitern, um noch besseren Kundenservice zu leisten?
• Welche verbindlichen Termine setzen wir in den Kalender, um uns regelmäßig Feedback zu geben?

Die Verhältnisse prägen das Verhalten: nutze bestehende Strukturen, Templates, Termine, Routinen oder passe sie für euer Vorhaben entsprechend an. So stellst du sicher, dass sie die Umsetzung eurer Ideen und Maßnahmen unterstützen, statt ihnen im Wege zu stehen.

Was sichtbar ist, bekommt Aufmerksamkeit. Und was Aufmerksamkeit bekommt, wird gemacht.

Visualisiert den Fortschritt für eure wichtigsten Maßnahmen – und zwar so, dass ihr regelmäßig drüber stolpert. Das kann physisch im Büro sein – oder im virtuellen Raum. Wichtig ist, dass ihr regelmäßig mit der Nase drauf gestoßen werdet – und nicht nur dann, wenn jemand zufällig dran denkt und mal nachschaut.

So ein Fortschritts-Tracking motiviert, weil alle jederzeit sehen können, wie das Vorhaben wächst und gedeiht. Es kann auch Feuer unterm Hintern machen, weil für alle ersichtlich ist, wenn etwas nicht voran geht. Und es macht deutlich, wenn der Wurm drin ist und Hilfe nötig ist.

Du und dein Team dürfen dabei auch gerne kreativ werden. Wie könnt ihr den Fortschritt eurer Vorhaben am besten sichtbar darstellen? Je visueller und je mehr Spaß es macht – desto besser. Von simplem Meilenstein Reporting über Visualisierungen bis hin zu Murmeln oder LEGO Steinen ist alles möglich und erlaubt.

Die meisten Dinge dauern genau so lange, wie wir ihnen Zeit einräumen: wenn wir für eine Sache eine Woche Zeit haben, dann wird sie in einer Woche fertig sein. Wenn die gleiche Sache bis morgen fertig sein muss, dann klappt das meistens auch. Und ist qualitativ nicht unbedingt schlechter. Wichtig dabei ist: es muss etwas „at stake sein“. Es braucht einen Einsatz, bei dem „nicht liefern“ keine Option ist, weil es zu schmerzhaft für uns wäre.

Wir liefern pünktlich ab, weil wir sonst Ärger mit der Chefin oder Finanzabteilung bekommen. Wir tüfteln bis spätabends an der Präsentation, weil wir beim internationalen Marketing-Meeting unsere Business Unit bestmöglich darstellen wollen. Wir hängen uns als Team über mehrere Wochen rein, weil wir mit der Innovation schneller auf dem Markt sein wollen, als unsere Konkurrenten.

Solche Einsätze könnt ihr auch für Maßnahmen nach Teamworkshops herstellen: entweder im eigenen Team – durch regelmäßige Reviews. Oder ihr könnt euch mit einem anderen Team aus dem Unternehmen in bestimmten Abständen zu einem „friendly audit“ verabreden.

Vielleicht gibt es ein Team, das an ähnlichen Herausforderungen arbeitet? Oder eins, mit dem ihr ohnehin die Zusammenarbeit und das gegenseitige Verständnis ausbauen wollt? Das könnte dann so ablaufen: ihr stellt dem jeweils anderen Team kurz vor, was ihr bis wann erreichen wollt und vereinbart einen Termin zum Review.

Beim Review stellt dann jedes Team den aktuellen Stand und Fortschritt vor – und bekommt idealerweise auch noch Feedback und guten Input. Und ich garantiere, dass das zum Dranbleiben motiviert. Denn wer will schon vor einem anderen Team eine schlechte Figur abgeben?

„Where focus goes – energy flows“: das was wir in den Fokus nehmen, bekommt Aufmerksamkeit und passiert auch. Wenn du als Führungskraft möchtest, dass dein Team an einem bestimmten Thema dranbleibt, dann rede möglichst oft darüber.

Nutze jede Kommunikation dazu, um darüber zu sprechen, warum genau dieses Thema wichtig ist. Nutze jede Möglichkeit dazu, darüber zu sprechen, was durch dieses Thema möglich wird und wie viel Fortschritt dein Team hier schon gemacht hat. Spreche auch mit deinen Führungs-Peers über das Thema und sensibilisiere sie dafür.

Das muss keine große Rede sein. Es reichen auch schon kleine Verweise wie z.B.: „Die Entwicklung, die wir in den Zahlen sehen bestärkt mich noch mal daran, dass wir mit unserer Maßnahme XY aus dem Workshop genau auf dem richtigen Weg sind“.

Wenn du im Team häufig über die Ideen und Maßnahmen aus dem Workshop sprichst, bekommen sie eine Bedeutung und leiten damit auch das Denken und Handeln deiner Mitarbeitenden.

So. Jetzt hast du hoffentlich ein paar hilfreiche Impulse bekommen, wie von eurem nächsten Team Workshop mehr übrig bleibt als gute Vorsätze. Welchen Ansatz möchtest du beim nächsten Workshop einmal ausprobieren? Hinterlasse mir dazu gern einen Kommentar.

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