Veränderungen im Arbeitsalltag sind mittlerweile ja fast schon zum Dauerzustand geworden. Deshalb denken sich Führungskräfte oft nicht viel dabei, wenn sie ihrem Team Veränderungen ankündigen. „Ist ja nur ne Kleinigkeit – da muss man doch nicht viel Bohei drum machen“. Und dann sind sie auf einmal völlig baff, dass ihnen wegen dieser vermeintlichen Kleinigkeit ein riesiger Shitstorm von ihren Mitarbeitenden entgegenschlägt. Damit dir diese Erfahrung erspart bleibt, solltest du dir diese 5 Fragen stellen, bevor du Veränderungen in deinem Team ankündigst.
1. Wie ist die Situation jetzt – und was wird künftig anders sein?
Vielleicht hast du bereits ein recht klares Bild vor Augen, was genau sich verändern soll. Vielleicht sind es auch erst vage Gedanken, die du im Kopf hast. In beiden Fällen ist es extrem hilfreich, wenn du Stift und Papier zückst und eine kleine Gegenüberstellung machst: wie ist die Situation jetzt? Und was wird künftig anders sein?
Versuche dabei möglichst genau zu beschreiben, was sich alles verändert. Das können faktische Dinge sein (z.B. wir nutzen jetzt IT-Tool x statt IT-Tool y), aber auch Verhaltensweisen (z.B. wir sprechen kritische Themen direkt mit der betroffenen Person an, anstatt uns hintenrum bei anderen über sie zu beschweren), oder Routinen, mentale Einstellungen oder konkrete Ergebnisse für Kunden (z.B. Kunden erhalten künftig innerhalb von 48h eine Rückmeldung zu ihrem Problem statt erst dann, wenn es endgültig gelöst ist).
Diese Übung wird dir selbst mehr Klarheit geben. Und sie wird vor allem deinen Team-Mitgliedern helfen, die Veränderung besser zu verstehen. Sie bringt dich nämlich weg von nichtssagenden Worthülsen. Stattdessen beschreibst du viel konkreter, wie der neue Arbeitsalltag deiner Mitarbeitenden aussehen wird. Damit können sie sich schon ein erstes Bild machen, was die Veränderung für sie bedeutet – und das erspart beiden Seiten schon mal viele Konkretisierungsfragen.
2. Wozu ist die Veränderung notwendig?
Das menschliche Gehirn ist so angelegt, dass wir Veränderungen erst mal kritisch beäugen. Denn Veränderungen kosten Energie und könnten gefährlich sein. Daraus folgt die logische Frage: Wozu ist das notwendig? Lohnt sich das überhaupt?
Wenn Du in deinem Team Veränderungen ankündigst, wird diese Frage sicherlich nicht lange auf sich warten lassen. Deshalb solltest du darauf vorbereitet sein.
Und auch für dich selbst kann es ein guter Test sein: wie überzeugt bist du selbst von der Veränderung? Rechtfertigt der Aufwand den Nutzen? Kannst du voll und ganz dahinter stehen, oder ist der ursprüngliche Grund für die Veränderung mittlerweile vielleicht gar nicht mehr so relevant?
Das kann besonders bei Veränderungen passieren, die schon länger geplant wurden, dann in der Schublade verschwunden sind und jetzt auf einmal doch wieder hervorgeholt werden und ganz schnell umgesetzt werden sollen. Es schadet nie, einmal mehr nach dem „Wozu“ zu fragen.
3. Wer gewinnt etwas durch die Veränderung – wer könnte etwas verlieren?
Wann immer sich in unserem (Arbeits-) Umfeld etwas verändert, machen wir einen blitzschnellen Kassensturz: ist das jetzt eher gut für uns persönlich oder eher schlecht? Habe ich einen Vorteil davon, oder sehe ich mich eher als Verlierer*in?
Auch deine Teammitglieder werden die Veränderung, die du ankündigst in Sekundenschnelle daraufhin überprüfen. Und wenn sie das Gefühl haben, dass sie etwas verlieren könnten, dann wird sich ihre Begeisterung für die Veränderung in Grenzen halten. Verschaffe dir deshalb schon vorab einen Überblick darüber, wer von der Veränderung eher profitieren wird und wer sich eher benachteiligt fühlen könnte.
Du kannst dann schon in deiner Ankündigung darauf eingehen und die ein oder andere Befürchtung entkräften. Es ist auch immer eine gute Idee, mit besonders betroffenen Mitarbeitenden vorab ein Einzelgespräch zu führen.
4. Sehen die Betroffenen das genauso?
Egal wie sehr wir uns bemühen: wir sind immer voreingenommen und haben einen sehr subjektiven Blick auf die Dinge. Du kannst dich als Führungskraft zwar in die Perspektive deiner Mitarbeitenden hineinversetzen, aber du kannst eben nicht aus deiner Haut.
Deshalb wirst du insbesondere bei Veränderungen immer wieder Reaktionen deiner Mitarbeitenden erleben, mit denen du nie gerechnet hättest. Versuche also, dir ganz bewusst andere Perspektiven einzuholen. Und sei vor allem offen für diese Perspektiven.
Wenn ich in meinen Sparrings-Gesprächen Führungskräften sage, was ihre Mitarbeitenden vielleicht denken oder entgegnen könnten, dann höre ich immer wieder: „Aber so was kann man doch nicht ernsthaft denken.“ „So eine Einstellung geht ja gar nicht!“
Tja – die Wahrheit ist: Doch, man kann! Und es ist auch ok, so zu denken. Denn die Mitarbeitenden haben eben eine andere Ausgangslage. Sie haben einen anderen Informationsstand und einen ganz anderen Blick auf manche Dinge.
Ihre wichtigste Frage ist aus guten Gründen: „Was hab ich persönlich davon?“. Und die Antwort auf diese Frage ist nicht immer unbedingt vereinbar mit dem was gut fürs Unternehmen oder die Abteilung ist (und damit der Grund für die Veränderung).
5. Wie gehe ich mit den Reaktionen um?
Wenn du Veränderungen ankündigst, wirst du Reaktionen erhalten. Positive, negative oder gar keine. Vielleicht auch alle drei.
Du solltest jeder Reaktion Beachtung schenken. Ganz besonders solltest du dich um die negativen Reaktionen und die „Nicht-Reaktionen“ kümmern. Auch wenn du dich über die am meisten ärgerst. Denn diese Menschen haben meist sehr gute Gründe für ihre Reaktion.
Vielleicht haben sie noch unbeantwortete Fragen. Vielleicht fühlen sie sich überfordert. Vielleicht müssen sie die ganzen Informationen erst einmal in Ruhe verdauen, bevor sie sich äußern können. Vielleicht machen sie sich Sorgen oder sie haben Angst.
Stelle dich auf diese Reaktionen ein, und überlege dir, wie du mit ihnen umgehen wirst. Aus meiner Erfahrung sind „Nachsorge“-Formate eine gute Idee. Biete im Nachgang zu der Ankündigung Dialogformate an, bei denen sowohl Fragen, Sorgen und Ängste ihren Platz finden, aber auch die Vorteile der Veränderung gemeinsam diskutiert werden.
Wenn du einen guten Weg findest, mit den negativen und Nicht-Reaktionen umzugehen, kann das den Veränderungsprozess erheblich erleichtern und beschleunigen.
Und wie geht’s weiter, wenn ich die Fragen beantwortet habe?
Wenn du diese 5 Fragen für dich beantwortet hast, bist du schon mal deutlich besser vorbereitet als die meisten Führungskräfte, die Veränderungen in ihren Teams ankündigen.
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