Teamprobleme? So erkennst du was, wirklich dahinter steckt und findest die passende Lösung für dein Team

Teamprobleme können nicht nur extrem nerven – sie haben auch einen enormen Einfluss auf die Produktivität und den Erfolg von Unternehmen. Wenn in den Bilanzen von Unternehmen ausgewiesen wäre, wie viel Energie, Zeit und Geld jeden Tag durch Teamprobleme verschwendet wird, dann würden viele Geschäftsführer*innen bestimmt mehr Fokus auf die Lösung von Teamproblemen legen.

Und dabei ist der Schaden für die Produktivität nur die eine Seite der Medaille. Mindestens genauso schlimm ist der Schaden für Mitarbeitende: vergeudete Lebenszeit, Frust, innere Kündigung, Stress bis hin zu Burnout. Es lohnt sich also, Teamprobleme nicht auszusitzen, sondern beherzt anzugehen.

Aber oft ist es gar nicht so einfach herauszufinden, was das eigentliche Problem ist – und entsprechend laufen auch viele Lösungsversuche ins Leere. In diesem Blogartikel erfährst du, wie du die wahren Ursachen für deine Teamprobleme herausfindest und die passende Lösung findest.

Wo Menschen auf einem Haufen zusammen sind und gemeinsam etwas erreichen wollen, da knirscht es zwangsläufig irgendwann.

Dieses Phänomen zeigt sich im Elternbeirat der Kita genauso wie in der Eigentümerversammlung oder eben in Unternehmen. Warum? Weil unterschiedliche Persönlichkeiten, Präferenzen, Interessen, und Arbeitsweisen aufeinandertreffen.

Bei der Arbeit gibt es – anders als „im normalen Leben“ – kein Entrinnen: mit unserem Team sind wir in einer „Schicksalsgemeinschaft“ verbunden.

Viele von uns verbringen mehr Stunden unserer wachen Zeit mit unseren Kolleg*innen, als mit unserer Familie. Und da wir im Team gemeinsam Ziele erreichen oder Themen voranbringen wollen (oder müssen), ist weglaufen keine Option. Wenn uns der Kollege nervt oder seinen Job nicht so macht, wie wir das eigentlich erwarten, dann müssen wir uns damit auseinandersetzen.

Das gelingt in Teams unterschiedlich gut. Manche Teams segeln ganz souverän durch solche Unstimmigkeiten und wachsen daran. Bei anderen Teams werden die Unterschiedlichkeiten zum echten Problem – das erst auf die Stimmung schlägt. Und dann die Produktivität lahmlegt und sogar Mitarbeitende krank machen kann.

Wenn Teams durch eine Umstrukturierung neu zusammengewürfelt werden oder von einer neuen Führungskraft übernommen werden, sind Teamprobleme fast schon vorprogrammiert.

Während die anfängliche „Beschnupperungsphase“ meistens noch ganz harmonisch verläuft, fängt es nach einiger Zeit an, zu knirschen: die Unterschiedlichkeiten zwischen den Teammitgliedern werden deutlich.

Anfangs sind alle noch höflich, geduldig und verständnisvoll. Aber ab einem gewissen Punkt fällt es dann schwerer, die Macken und Marotten der Kolleg*innen hinzunehmen.

Und dann platzt dem ein oder anderen einfach mal der Kragen. Oder der Unmut wird subtiler zum Ausdruck gebracht: durch Schweigen, Ignorieren, Informationen zurückhalten, auflaufen lassen, oder Grüppchen bilden.

Auch bestehende Teams, die eigentlich ganz gut zusammenarbeiten, können von Teamproblemen heimgesucht werden. Vor allem dann, wenn sich der Druck von außen erhöht: wenn die Umsatzzahlen schlecht sind, Budgets gestrichen werden oder Prozesse sich verändern.

Veränderungen von außen wirken manchmal wie ein Brennglas: sobald Druck aufs System kommt, treten schlagartig Probleme auf – obwohl das Team vorher ganz passabel zusammen gearbeitet hat. In Wahrheit gab es die Probleme meist vorher schon. Aber die Teammitglieder haben Möglichkeiten gefunden, drumherum zu arbeiten oder den Problemen aus dem Weg zu gehen. Wenn diese Ausweichbewegungen plötzlich nicht mehr möglich sind, dann zeigt sich das Teamproblem massiv.

Teamprobleme sind also ganz normal – bei neu zusammengestellten Teams und bei solchen, die schon länger zusammenarbeiten. Und: sie lassen sich lösen. Als Führungskraft kannst du dazu beitragen, sie frühzeitig zu erkennen und anzupacken – bevor sie sich zu einem ausgewachsenen Sturm zusammenbrauen.

• „Mein Team zieht nicht richtig mit “
• „Die Stimmung im Team ist irgendwie angespannt“
• „Ich hab das Gefühl, ich red gegen eine Wand“
• „Manchmal fühl ich mich wie der Alleinunterhalter“
• „Es menschelt zwischen den Teammitgliedern“
• „Die sagen mir immer nur, was alles nicht geht – statt mal mit Lösungen zu kommen“

Das sind Sätze, dich ich ziemlich häufig von Führungskräften höre, wenn sie mir ihre Teamprobleme schildern. Vielleicht kommt dir einiges davon auch bekannt vor? Die meisten dieser Probleme lassen sich in drei Kategorien einordnen – auch wenn bei genauerem Hinsehen oft etwas anderes dahinter steckt:

Das Team liefert nicht die gewünschten Ergebnisse – die Teammitglieder wirken demotiviert und wenig proaktiv. Anstatt zu machen wird viel lamentiert. Anstatt Lösungen vorzuschlagen wird nur über das gesprochen, was alles nicht geht.

Für die Führungskraft fühlt sich das oft so an, als ob das Team nicht will und die Arbeit verweigert. In den meisten Fällen, steckt dahinter aber nicht eine „Null Bock“- oder „Ich-mach-der Führungskraft-absichtlich-das-Leben-schwer“-Einstellung deines Teams. Sondern der Hinweis, dass irgendetwas anderes nicht stimmt: vielleicht sind die Ziele nicht klar. Vielleicht ist dein Team von der vorgegebenen Richtung nicht überzeugt. Oder die Teammitglieder sehen sich nicht in der Lage, die Aufgaben zu bewältigen – weil sie nicht wissen wie, oder weil das Pensum sie erschlägt.

Teammitglieder sind genervt voneinander, streiten sich über Zuständigkeiten und schieben sich gegenseitig die Schuld für Fehler und Versäumnisse in die Schuhe. Übersetzt heißt das: hier treffen Menschen aufeinander, die unterschiedlich ticken und ein anderes Verständnis von den Dingen haben. Es fehlt höchstwahrscheinlich an Vertrauen und dem Mut, Dinge klar anzusprechen. Und es ist ein Hinweis darauf, dass Rollen und Verantwortlichkeiten nicht klar geregelt sind.

Gesagt ist nicht gehört. Gehört ist nicht verstanden. Verstanden ist nicht einverstanden. Einverstanden ist nicht umgesetzt.

Das bringt ziemlich gut auf den Punkt, an welchen Stellen bei der Kommunikation etwas schiefgehen kann. Entscheidend ist eben nicht, was wir sagen – sondern was beim anderen ankommt. Und dazwischen gibt es wahnsinnig viele unglückliche Umstände, die zu dem führen, was wir als Kommunikationsprobleme wahrnehmen: aneinander vorbei reden, was ganz anderes verstehen, nichts verstehen, sich auf den Schlips getreten fühlen, usw. Und entsprechend fallen dann die Reaktionen aus, die für den Absender der Kommunikation oft ganz überraschend sind, weil er es ja gar nicht so gemeint hat.

Die meisten Führungskräfte erkennen recht schnell, wenn ihr Team Probleme hat und wollen diese auch anpacken und lösen. Schließlich stehen die Probleme der Teamproduktivität im Weg – und damit ihrem Erfolg. Dennoch scheitern viele Führungskräfte regelmäßig mit der Lösung ihrer Teamprobleme – weil sie einem dieser vermeintlichen Lösungsansätze auf den Leim gehen:

Ein typisches Beispiel für eine Symptombekämpfung: Wenn die Stimmung schlecht ist, dann wäre doch ein Teamevent eine gute Idee! Ein Teamevent ist eine feine Sache. Es kann dazu beitragen, dass sich deine Teammitglieder besser kennenlernen, Spaß miteinander haben und sich wertgeschätzt fühlen.

Aber tieferliegende Teamprobleme lassen sich dadurch meistens nicht lösen. Und so finden sich viele Teams auch nach einem tollen Teamevent in kürzester Zeit wieder genau am gleichen Punkt mit ihrem Problem, wo sie auch vorher waren.

Oder ein anderes Beispiel: wenn die Ergebnisse nicht so sind wie erwartet, dann braucht es vielleicht mehr Druck und engmaschigere Kontrolle? Auch diese Lösungsstrategie wird ziemlich sicher ins Leere laufen. Weil sie ein Symptom behandelt, ohne genau zu wissen, was die Ursache für das Problem ist.  

Führen heißt, Probleme aus dem Weg räumen. Ja – aber nicht unbedingt im Alleingang. Denn die Gefahr ist groß, dass du als Führungskraft mit deiner Lösung an der genau falschen Stelle ansetzt (siehe oben: Symptom vs. Ursache).

Aber nicht nur das: wenn du allein die Lösung vorgibst, dann lässt du viele, vielleicht noch bessere Ideen einfach links liegen. Du sorgst dafür, dass dein Team sich übergangen fühlt – und deshalb wahrscheinlich nicht sehr viel Lust hat, an der Umsetzung mitzuwirken.  

Für dich als Führungskraft liegt die Lösung auf der Hand: das Team müsste nur ein bisschen mehr dies und ein bisschen weniger das tun. Und schon wäre das Problem vom Tisch. Aber warum macht es dein Team dann nicht?

Bestimmt nicht, weil es nicht will. Sondern weil die „Verhältnisse“ etwas anderes diktieren. Verhältnisse prägen Verhalten: dein Team wird nur mutige Entscheidungen treffen, wenn sie sicher sein können, dass sie bei einem Fehler nicht hinterher eins auf den Deckel kriegen. Und sie werden sich nur in den unangenehmen Konflikt mit der Nachbarabteilung begeben, wenn sie wissen, dass du hinter ihnen stehst und sie daraus keinen Nachteil zu befürchten haben.  

Auf der fachlichen Ebene kann man sich wunderbar streiten und sich Argumente um die Ohren werfen. Und dabei ganz leicht ignorieren, dass es eigentlich gar nicht um die Sache geht.

Sondern um Machtverhältnisse, Besitzstandwahrung, persönliche Interessen, etc. Probleme, die in der zwischenmenschlichen Ebene liegen, können nur gelöst werden, wenn die zwischenmenschlichen Themen besprochen werden. Eine rein fachliche Diskussion führt in diesem Fall ins Nirwana.

Vor allem sachlich-orientierten Führungskräften fällt es manchmal schwer, Probleme nachvollziehen, die im zwischenmenschlichen Bereich liegen. Sie finden die Reaktionen ihrer Mitarbeitenden oft übertrieben.

Sich mit diesen Befindlichkeiten auseinanderzusetzen, kommt ihnen vor wie unnötige Zeitverschwendung – gerade wo es doch eigentlich so viel zu tun gibt. Da fallen dann gerne auch mal Sätze wie „Ihr habt überhaupt keinen Grund, euch zu beschweren“. Oder „Jetzt ist aber auch mal gut – lasst uns endlich auf die Arbeit konzentrieren“. Das beendet vielleicht die Diskussion. Löst aber nicht das Problem. Und das wabert dann im Untergrund weiter vor sich hin und wird immer größer, statt kleiner.

Wenn du dein Teamproblem lösen möchtest, solltest du zunächst die Ursache rausfinden – statt an den Symptomen rumzudoktern.

Auch wenn dein Teamproblem oberflächlich als Kommunikationsproblem, zwischenmenschliches Problem oder Motivationsproblem daher kommt, so sind die Gründe, die hinter dem Problem stecken doch oft ganz andere.

Deshalb ist ein Teamevent nicht unbedingt die Lösung, wenn dein Team demotiviert erscheint. Und wenn du den Eindruck hast, dass dein Team dir nicht zuhört, dann heißt es nicht, dass ein schärferer Ton zum Erfolg führen wird.

Denn hinter jedem Problem steckt ein ein guter Grund. Wenn du dein Teamproblem ernsthaft lösen möchtest, dann solltest du diesen Grund rausfinden. Und das tust du am besten, in dem du mit deinen Teammitgliedern sprichst. Auch ein Blick von außen kann sehr hilfreich sein – vielleicht hast du in deinem Umfeld eine andere Führungskraft deines Vertrauens, mit der du dich dazu austauschen kannst oder du suchst dir einen externen Sparringspartner (zum Beispiel mich 😉).

Vertrauen ist für Teams so, wie Sauerstoff in unserer Atemluft: unsichtbar – aber lebensnotwendig. Wenn genug davon da ist, denken wir gar nicht groß darüber nach. Wir atmen einfach und machen unser Ding. Und Teams arbeiten gut und mit Leichtigkeit zusammen. Aber wenn Vertrauen im Team fehlt, dann ist das so, wie wenn der Sauerstoff knapp wird: alles ist doppelt so anstrengend. Es ist lähmend. Und gute Arbeit abzuliefern, kostet extrem viel Kraft und wird fast unmöglich. Wenn in deinem Team Vertrauen fehlt, wird es niemals Höchstleistungen erbringen können.   

👉 Das kannst du tun:

• Diese Übung zum vertieften Kennenlernen ist ein erster Schritt zu mehr Vertrauen im Team.
• Mach das Thema Vertrauen mit der Vertrauensformel in deinem Team greifbar. In dem Blogartikel erfährst du, was es mit der Vertrauensformel auf sich hat und wie du damit in deinem Team arbeiten kannst.
• Mittelfristig solltest du einen Teamentwicklungsworkshop einplanen. Dabei unterstütze ich dich gern – melde dich einfach bei mir.

Ohne Klarheit keine Orientierung. Und ohne Orientierung läuft dein Team im Kreis – oder alle Teammitglieder in unterschiedliche Richtungen. Beides führt nicht zu den Ergebnissen, die du dir wünschst. Jedes erfolgreiche Team braucht klare Ziele, klar kommunizierte Erwartungen, und auch klar definierte Rollen, Aufgaben und Prozesse.

👉Das kannst du tun:

• Klärt eure Team Mission und Vision und leitet Ziele daraus ab
• Erstellt eine Roadmap mit klaren Meilensteinen und Zuständigkeiten
• Stellt sicher, dass ihr regelmäßig auf den Fortschritt schaut und Anpassungen vornehmt.
• All die Punkte lassen sich gut in einem gemeinsamen Workshop bearbeiten – gern unterstütze ich dich dabei.

Wenn die Fähigkeiten fehlen, dann hilft auch kein guter Wille: deine Teammitglieder können sich noch so anstrengen – das Ergebnis wird mau bleiben. Sorge dafür, dass deine Teammitglieder die richtigen Fähigkeiten haben und ihr Handwerkszeug (IT Tools, Prozesse, etc.) auch einsetzen können. Auch hier ist Vertrauen die Basis: denn niemand gibt gern zu, dass er etwas nicht kann oder versteht.

👉Das kannst du tun:

• Geh mit gutem Beispiel voran: sprich offen über Dinge, die du (noch) nicht so gut kannst und wie du deine Fähigkeiten ausbaust.
• Gewinne eine Übersicht darüber, welche Fähigkeiten schon da sind und welche fehlen und kümmere dich um Qualifikation oder zusätzliche Know-How-Träger im Team.

Prozesse und Strukturen bilden den Rahmen für effektives und effizientes Arbeiten. Oder sie sind massive Erfolgsverhinderer: dein Team soll schnelle und mutige Entscheidungen treffen? Der Prozess sieht aber vor, dass zunächst 3 Gutachten eingeholt werden und die Gutachter erst mal auf ihre Eignung in diesem Fall überprüft werden müssen? Hhmm – dann wird es schwierig mit der Schnelligkeit. Das Problem liegt also im Prozess – und nicht in deinem Team.

👉Das kannst du tun:

• Schaut euch eure Prozesse im Detail an – visualisiert sie. Und entscheidet dann, wo es Verbesserungsbedarf gibt.
• Sei offen wir radikale Entscheidungen und frage gnadenlos nach dem „Wozu“ bei jedem Prozessschritt

Was nicht beachtet wird – passiert auch nicht. Ganz egal, was irgendwann mal gesagt oder vereinbart wurde. Du hast deinem Team gesagt, dass du jeden Monat die aktualisierte Liste mit den Prozessverbesserungen anschauen möchtest? Du hast es aber seit mehreren Monaten nie geschafft, sie anzuschauen oder eine Rückmeldung dazu gegeben? Dann würde ich fast mal drauf wetten, dass kein Mensch diese Liste mehr aktualisiert. Denn ohne Fokus und Verbindlichkeit – keine Ergebnisse.  

👉Das kannst du tun:

• Schafft im Team Routinen, bei denen ihr auf Fortschritte und Zielerreichungen schaut
• Verbinde das idealerweise mit einer Retro um zu lernen, was gut funktioniert hat oder verbessert werden kann

Das menschliche Gehirn ist so gepolt, dass es auf zwei wesentliche Dinge hinarbeitet: Gefahren vermeiden und Belohnungen suchen. Für den Arbeitskontext heißt das: wir arbeiten besser, wenn wir uns sicher fühlen. Und wenn wir den Eindruck haben, dass sich das, was wir tun, für uns lohnt.

Wenn dein Team schon von vorneherein weiß, dass sich mit dieser Initiative kein Blumentopf gewinnen lässt, dann wird sich die Begeisterung in Grenzen halten. Und wenn die Teammitglieder in der Vergangenheit erfahren haben, dass sich „die Extrameile“ nicht lohnt, weil es eh niemand wertschätzt, dann werden sie die in Zukunft bestimmt nicht mehr freiwillig gehen.   

👉Das kannst du tun:

• Kurze, persönliche Gespräche mit deinen Teammitgliedern und ein ehrliches Danke machen nicht viel Aufwand – und dennoch einen riesigen Unterschied
• Mache Fortschritte immer wieder deutlich und hebe auch die vermeintlich kleinen oder selbstverständlichen Dinge in Teammeetings positiv hervor

Jetzt weißt du also, wie du deinen Teamproblemen auf den Grund gehst und die passende Lösung für dein Team findest. Noch besser ist es aber, Teamprobleme gar nicht erst aufkommen zu lassen. Gerade dann, wenn du ein Team neu übernimmst, kannst du von Anfang an diese Tipps berücksichtigen:

Ein Team, in dem die Teammitglieder sich vertrauen, das haut so schnell nichts um. Vertrauen ist die Basis für jedes erfolgreiche Team. Und eine gute Vertrauensbasis ist die beste Prävention für Teamprobleme. Nimm dir mit deinem Team Zeit für Vertrauensaufbau und ein vertieftes gegenseitiges Kennenlernen. Das kann ein Teambuilding-Event sein, aber auch im Arbeitsalltag gibt es viele Möglichkeiten, Vertrauensaufbau mit wenig Zeitaufwand zu  integrieren.

Regelmäßiges Feedback sorgt dafür, dass aus kleinen Ärgernissen oder Missverständnissen erst gar keine Probleme werden. Plane ganz bewusst Zeit und Formate ein, die ein regelmäßiges Feedback ermöglichen: auf persönlicher und fachlicher Ebene, zwischen den einzelnen Teammitgliedern und zwischen Führungskraft und Team. Das lässt sich wunderbar in Teammeetings integrieren oder durch separate Retro-Termine organisieren.

Die meisten Menschen wollen gern einen Beitrag zu etwas Größerem leisten. Und die meisten Menschen bringen ihr Wissen und ihre Expertise sehr gerne ein. Nutze das, als Führungskraft! Es macht deine Strategien besser, und dein Team motivierter und engagierter. Du kannst dies im Rahmen eines Workshops mit dem gesamten Team machen, oder indem du Sparring-Sessions mit einzelnen Teammitgliedern einplanst.  

Sorge dafür, dass die Strukturen und Prozesse für dein Team und eure Ziele arbeiten – und nicht dagegen. Schnelligkeit und mutige Entscheidungen z.B. sind nur möglich, wenn die Prozesse und Strukturen das auch erlauben. Ändere also den Prozess – und nicht dein Team (oder deren Mindset!).

Vertrauen ist gut – Fokus ist besser: „Where focus goes – energy flows“. Das, worauf wir unseren Blick richten, bekommt auch mehr von unserer Energie ab. Und dann geht was vorwärts. Schaffe mit deinem Team Routinen, um regelmäßig auf die Fortschritte zu schauen. Damit stellst du sicher, dass ihr auf dem richtigen Weg zu euren Zielen seid und könnt – wenn nötig – Korrekturen vornehmen.

Wir arbeiten besser, wenn wir uns sicher fühlen. Und wenn wir den Eindruck haben, dass sich das, was wir tun, für uns lohnt. Das muss nicht immer ein riesiges Incentive sein – da reicht schon ein ehrlich gemeintes Danke. Oder ein positives Feedback. Du kannst auch beim nächsten Teammeeting ein paar Dinge hervorheben, die vielleicht banal sein mögen, die du aber dennoch erwähnenswert findest: die minimale Prozessverbesserung, die ein Mitarbeiter eingebracht hat. Das kritische Feedback, das eine Mitarbeiterin trotz Bammel dem Kollegen aus der Nachbarabteilung gegeben hat. Wenn dein Team merkt, dass du diese Dinge wahrnimmst und wertschätzt, wird es mehr davon tun.

Wünschst du dir für deine Teamprobleme eine kompetente Sparringspartnerin an der Seite? Eine, die dir die richtigen Fragen stellt, deinen Blick auf die wahren Ursachen lenkt und die passenden Methoden zur Lösung deiner Probleme parat hat? Dann lass uns reden!