Teamprobleme? So erkennst du was, wirklich dahinter steckt und findest die passende Lösung für dein Team

Teamprobleme können nicht nur extrem nerven – sie haben auch einen enormen Einfluss auf die Produktivität und den Erfolg von Unternehmen. Wenn in den Bilanzen von Unternehmen ausgewiesen wäre, wie viel Energie, Zeit und Geld jeden Tag durch Teamprobleme verschwendet wird, dann würden viele Geschäftsführer*innen bestimmt mehr Fokus auf die Lösung von Teamproblemen legen.

Und dabei ist der Schaden für die Produktivität nur die eine Seite der Medaille. Mindestens genauso schlimm ist der Schaden für Mitarbeitende: vergeudete Lebenszeit, Frust, innere Kündigung, Stress bis hin zu Burnout. Es lohnt sich also, Teamprobleme nicht auszusitzen, sondern beherzt anzugehen.

Aber oft ist es gar nicht so einfach herauszufinden, was das eigentliche Problem ist – und entsprechend laufen auch viele Lösungsversuche ins Leere. In diesem Blogartikel erfährst du, wie du die wahren Ursachen für deine Teamprobleme herausfindest und die passende Lösung findest.

Wo Menschen auf einem Haufen zusammen sind und gemeinsam etwas erreichen wollen, da knirscht es zwangsläufig irgendwann. Dieses Phänomen zeigt sich im Elternbeirat der Kita genauso wie in der Eigentümerversammlung oder eben in Unternehmen. Warum? Weil unterschiedliche Persönlichkeiten, Präferenzen, Interessen, und Arbeitsweisen aufeinandertreffen.

Bei der Arbeit gibt es – anders als „im normalen Leben“ – kein Entrinnen: mit unserem Team sind wir in einer „Schicksalsgemeinschaft“ verbunden. Viele von uns verbringen mehr Stunden unserer wachen Zeit mit unseren Kolleg*innen, als mit unserer Familie. Und da wir im Team gemeinsam Ziele erreichen oder Themen voranbringen wollen (oder müssen), ist weglaufen keine Option. Wenn uns der Kollege nervt oder seinen Job nicht so macht, wie wir das eigentlich erwarten, dann müssen wir uns damit auseinandersetzen.

Das gelingt in Teams unterschiedlich gut. Manche Teams segeln ganz souverän durch solche Unstimmigkeiten und wachsen daran. Bei anderen Teams werden die Unterschiedlichkeiten zum echten Problem – das erst auf die Stimmung schlägt. Und dann die Produktivität lahmlegt und sogar Mitarbeitende krank machen kann.

Wenn Teams im Rahmen einer Umstrukturierung neu zusammengewürfelt werden oder von einer neuen Führungskraft übernommen wurden, sind Teamprobleme fast schon vorprogrammiert. Während die anfängliche „Beschnupperungsphase“ meistens noch ganz harmonisch verläuft, fängt es nach einiger Zeit an, zu knirschen: die Unterschiedlichkeiten zwischen den Teammitgliedern werden deutlich. Anfangs sind alle noch höflich, geduldig und verständnisvoll. Aber ab einem gewissen Punkt fällt es dann schwerer, die Macken und Marotten der Kolleg*innen hinzunehmen. Und dann platzt dem ein oder anderen einfach mal der Kragen. Oder der Unmut wird subtiler zum Ausdruck gebracht: durch Schweigen, Ignorieren, Informationen zurückhalten, auflaufen lassen, oder Grüppchen bilden.

Auch bestehende Teams – die eigentlich ganz gut zusammenarbeiten – können von Teamproblemen heimgesucht werden. Vor allem dann, wenn sich der Druck von außen erhöht: wenn die Umsatzzahlen schlecht sind, Budgets gestrichen werden oder Prozesse sich verändern. Veränderungen von außen wirken manchmal wie ein Brennglas: sobald Druck aufs System kommt, treten schlagartig Probleme auf – obwohl das Team vorher ganz passabel zusammen gearbeitet hat. In Wahrheit gab es die Probleme meist vorher schon. Aber die Teammitglieder haben Möglichkeiten gefunden, drumherum zu arbeiten oder den Problemen aus dem Weg zu gehen. Wenn diese Ausweichbewegungen plötzlich nicht mehr möglich sind, dann zeigt sich das Teamproblem massiv.

Teamprobleme sind also ganz normal – bei neu zusammengestellten Teams und bei solchen, die schon länger zusammenarbeiten. Als Führungskraft kannst du dazu beitragen, Teamprobleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen – bevor sie sich zu einem ausgewachsenen Sturm zusammenbrauen.

Wenn ich mit Führungskräften über die Probleme ihrer Teams reden, dann höre ich häufig Sätze wie die hier: „Mein Team zieht nicht richtig mit“.  „Die Stimmung im Team ist irgendwie angespannt“. „Es menschelt zwischen den Teammitgliedern“. „Ich hab das Gefühl, gegen eine Wand zu reden“. „Manchmal glaub ich, die verstehen mich einfach nicht“.

Die meisten dieser Sätze lassen sich in drei „Problemkategorien“ einordnen. Allerdings sträube ich mich ein bisschen dagegen, das zu tun. Denn auch wenn die Probleme ähnlich daher kommen, können die Gründe dahinter doch ganz andere sein. Der Übersichtlichkeit zuliebe kommen dennoch die drei Kategorien:

In diese Kategorie fallen unklare Ansagen, Missverständnisse, aneinander vorbei reden, sich im Ton vergreifen und vieles mehr. Kommunikation ist sehr komplex. Folgende Aussage von Paul Watzlawick bringt das Ausmaß von Kommunikationsproblemen sehr gut auf den Punkt: Gesagt ist nicht gehört. Gehört ist nicht verstanden. Verstanden ist nicht einverstanden. Einverstanden ist nicht umgesetzt.

In diese Kategorie fällt alles rund um „mit der kann ich nicht arbeiten – die ist unmöglich“. Übersetzt heißt das: hier treffen Menschen aufeinander, die unterschiedlich ticken und ein anderes Verständnis von den Dingen haben. Das führt im Alltag häufig zu Konflikten.

In diese Kategorie fällt alles rund um „mein Team liefert nicht ab“ oder „die sind nicht proaktiv und sehen nur Probleme statt Lösungen“. In den meisten Fällen, steckt dahinter nicht eine „Null Bock“- oder „Ich-mach-der Führungskraft-absichtlich-das-Leben-schwer“-Einstellung deines Teams. Sondern der Hinweis, dass irgendwas mit den Rahmenbedingungen nicht in Ordnung ist.

Hinter jedem dieser Teamprobleme steckt ein Grund. Teamprobleme treten vor allem dann auf, wenn es an einem (oder mehrerer) der folgenden Faktoren fehlt:

Vertrauen ist für Teams so, wie Sauerstoff in unserer Atemluft: unsichtbar – aber lebensnotwendig. Wenn genug davon da ist, denken wir gar nicht groß darüber nach. Wir atmen einfach und machen unser Ding. Und Teams arbeiten gut und mit Leichtigkeit zusammen. Aber wenn Vertrauen im Team fehlt, dann ist das so, wie wenn der Sauerstoff knapp wird: alles ist doppelt so anstrengend. Es ist lähmend. Und gute Arbeit abzuliefern, kostet extrem viel Kraft und wird fast unmöglich. Wenn in deinem Team Vertrauen fehlt, wird es niemals Höchstleistungen erbringen können.   

Ohne Klarheit keine Orientierung. Und ohne Orientierung läuft dein Team im Kreis – oder alle Teammitglieder in unterschiedliche Richtungen. Beides führt nicht zu den Ergebnissen, die du dir wünschst. Jedes erfolgreiche Team braucht klare Ziele, klar kommunizierte Erwartungen, und auch klar definierte Rollen, Aufgaben und Prozesse.

Wenn die Fähigkeiten fehlen, dann hilft auch kein guter Wille: deine Teammitglieder können sich noch so anstrengen – das Ergebnis wird mau bleiben. Sorge dafür, dass deine Teammitglieder die richtigen Fähigkeiten haben und ihr Handwerkszeug (IT Tools, Prozesse, etc.) auch einsetzen können. Auch hier ist Vertrauen die Basis: denn niemand gibt gern zu, dass er etwas nicht kann oder versteht.

Prozesse und Strukturen bilden den Rahmen für effektives und effizientes Arbeiten. Oder sie sind massive Erfolgsverhinderer: dein Team soll schnelle und mutige Entscheidungen treffen? Der Prozess sieht aber vor, dass zunächst 3 Gutachten eingeholt werden und die Gutachter erst mal auf ihre Eignung in diesem Fall überprüft werden müssen? Hhmm – dann wird es schwierig mit der Schnelligkeit. Das Problem liegt also im Prozess – und nicht in deinem Team.

Was nicht beachtet wird – passiert auch nicht. Ganz egal, was irgendwann mal gesagt oder vereinbart wurde. Du hast deinem Team gesagt, dass du zu jedem 1. des Monats die aktualisierte Liste mit den Prozessverbesserungen anschauen möchtest? Du hast es aber seit mehreren Monaten nie geschafft, sie anzuschauen oder eine Rückmeldung dazu gegeben? Dann würde ich fast mal drauf wetten, dass kein Mensch diese Liste mehr aktualisiert. Denn ohne Fokus und Verbindlichkeit – keine Ergebnisse.  

Das menschliche Gehirn ist so gepolt, dass es auf zwei wesentliche Dinge hinarbeitet: Gefahren vermeiden und Belohnungen suchen. Für den Arbeitskontext heißt das: wir arbeiten besser, wenn wir uns sicher fühlen. Und wenn wir den Eindruck haben, dass sich das, was wir tun, für uns lohnt. Wenn dein Team schon von vorneherein weiß, dass sich mit dieser Initiative kein Blumentopf gewinnen lässt, dann wird sich die Begeisterung in Grenzen halten. Und wenn die Teammitglieder in der Vergangenheit erfahren haben, dass sich „die Extrameile“ nicht lohnt, weil es eh niemand wertschätzt, dann werden sie die in Zukunft bestimmt nicht mehr freiwillig gehen.   

Wenn Führungskräfte erkennen, dass ihr Team Probleme hat, dann wollen sie diese meist schnell anpacken und lösen. Schließlich stehen die Probleme der Teamproduktivität im Weg – und damit ihrem Erfolg. Dennoch scheitern viele Führungskräfte regelmäßig mit der Lösung ihrer Teamprobleme – weil sie einem dieser vermeintlichen Lösungsansätze auf den Leim gehen:

Ein typisches Beispiel für eine Symptombekämpfung: Wenn die Stimmung schlecht ist, dann wäre doch ein Teamevent eine gute Idee! Ein Teamevent ist eine feine Sache. Es kann dazu beitragen, dass sich deine Teammitglieder besser kennenlernen, Spaß miteinander haben und sich wertgeschätzt fühlen. Aber tieferliegende Teamprobleme lassen sich dadurch meistens nicht lösen. Und so finden sich viele Teams auch nach einem tollen Teamevent in kürzester Zeit wieder genau am gleichen Punkt mit ihrem Problem, wo sie auch vorher waren.

Oder ein anderes Beispiel: wenn die Ergebnisse nicht so sind wie erwartet, dann braucht es vielleicht mehr Druck und engmaschigere Kontrolle? Auch diese Lösungsstrategie wird ziemlich sicher ins Leere laufen. Weil sie ein Symptom behandelt, ohne genau zu wissen, was die Ursache für das Problem ist.  

Führen heißt, Probleme aus dem Weg räumen. Ja – aber nicht unbedingt im Alleingang. Denn die Gefahr ist groß, dass du als Führungskraft mit deiner Lösung an der genau falschen Stelle ansetzt (siehe oben: Symptom vs. Ursache). Aber nicht nur das: wenn du allein die Lösung vorgibst, dann lässt du viele, vielleicht noch bessere Ideen einfach links liegen. Du sorgst dafür, dass dein Team sich übergangen fühlt – und deshalb wahrscheinlich nicht sehr viel Lust hat, an der Umsetzung mitzuwirken.  

Für dich liegt die Lösung auf der Hand: das Team müsste nur ein bisschen mehr dies und ein bisschen weniger das tun. Und schon wäre das Problem vom Tisch. Aber warum macht es dein Team dann nicht? Bestimmt nicht, weil es nicht will. Sondern weil die „Verhältnisse“ etwas anderes diktieren. Verhältnisse prägen Verhalten: dein Team wird nur mutige Entscheidungen treffen, wenn sie sicher sein können, dass sie bei einem Fehler nicht hinterher eins auf den Deckel kriegen. Und sie werden sich nur in den unangenehmen Konflikt mit der Nachbarabteilung begeben, wenn sie wissen, dass du hinter ihnen stehst und sie daraus keinen Nachteil zu befürchten haben.  

Auf der fachlichen Ebene kann man sich wunderbar streiten und sich Argumente um die Ohren werfen. Und dabei ganz leicht ignorieren, dass es eigentlich gar nicht um die Sache geht. Sondern um Machtverhältnisse, Besitzstandwahrung, persönliche Interessen, etc. Probleme, die in der zwischenmenschlichen Ebene liegen, können nur gelöst werden, wenn die zwischenmenschlichen Themen besprochen werden. Eine rein fachliche Diskussion führt in diesem Fall ins Nirwana.

Vor allem sachlich-orientierten Führungskräften fällt es manchmal schwer, Probleme nachvollziehen, die im zwischenmenschlichen Bereich liegen. Sie finden die Reaktionen ihrer Mitarbeitenden oft übertrieben. Sich mit diesen Befindlichkeiten auseinanderzusetzen, kommt ihnen vor wie unnötige Zeitverschwendung – gerade wo es doch eigentlich so viel zu tun gibt. Da fallen dann gerne auch mal Sätze wie „Ihr habt überhaupt keinen Grund, euch zu beschweren“. Oder „Jetzt ist aber auch mal gut – lasst uns endlich auf die Arbeit konzentrieren“. Das beendet vielleicht die Diskussion. Löst aber nicht das Problem. Und das wabert dann im Untergrund weiter vor sich hin und wird immer größer, statt kleiner.

Wenn du dein Teamproblem lösen möchtest, solltest du zunächst die Ursache rausfinden – statt an Symptomen rumzudoktern. Hier sind einige hilfreiche Fragen, mit denen du deinem Teamproblem auf den Grund gehen kannst.

Ist die Stimmung in deinem Team wirklich schlecht, weil niemand im Teammeeting etwas sagt? Oder brauchen sie vielleicht einfach etwas Zeit zum Nachdenken? Ist dein Team wirklich demotiviert, weil es deine Ideen nicht bejubelt? Oder sehen sie schon all die Herausforderungen, die die Umsetzung mit sich bringen wird und reagieren deshalb etwas verhalten? Wo du als Führungskraft ein Teamproblem siehst, sehen andere vielleicht etwas ganz anderes.

Das kannst du tun: Versuche zunächst, das Problem zu beschreiben, das gelöst werden soll. Worin genau besteht es? Und was wird besser sein, wenn es gelöst ist? Bespreche deine Problemwahrnehmung zunächst mit einer dir vertrauen Person aus dem Team. Das wird deinen Blick auf das Problem schärfen und dir gute Anhaltspunkte liefern, was dahinter steckt, und wie du es lösen kannst.

Wenn ihr noch ein relativ neues Team seid, dann fehlt euch mit großer Sicherheit noch das Vertrauen zueinander. Ihr kennt euch noch nicht so gut und wisst noch nicht, wie die anderen ticken. Wenn ihr schon länger zusammen seid, könnte es sein, dass eure Zusammenarbeitsregeln und Prozesse ein Make-over brauchen und dass es mal wieder an der Zeit für ein gegenseitiges Feedback ist.

Das kannst du tun: Wenn neue Teammitglieder kürzlich an Bord gekommen sind könnte diese Onboarding-Übung hilfreich sein. Auch diese Übung zum vertieften Kennenlernen kann ein erster Schritt sein. Mittelfristig ist ein Teamentwicklungsworkshop eine gute Idee.

Betrifft das Problem das gesamte Team? Oder sind es eher einzelne Teammitglieder, bei denen du das Problem verortest? In diesem Fall sind Einzelgespräche mit den betroffenen Teammitgliedern ein guter erster Schritt. Beschreibe dabei, was du im Teammeeting beobachtet hast. Frage dann neugierig nach ihrer Sicht der Dinge. Solche Gespräche können gute Hinweise auf sachliche Themen geben. Aber auch wahrgenommene Ungerechtigkeiten aufdecken. Sie können auch wertvolles Feedback für dich als Führungskraft enthalten – das du natürlich erst mal offen aufnehmen solltest.  

Hat es sich schleichend entwickelt – oder ist es plötzlich aufgetreten? Wenn es sich schleichend entwickelt hat, dann schau dir noch mal die Faktoren oben an, die Teamprobleme begünstigen. Wenn es plötzlich aufgetaucht ist: was waren die Auslöser? Ein neues Teammitglied? Veränderte Aufgaben? Einflüsse von außen? Analysiere gemeinsam mit deinem Team, was genau sich verändert hat – und was dadurch jetzt anders ist, als davor. Das gibt dir gute Hinweise auf die Lösung.

Wie groß ist dein Vertrauen zu deinen Teammitgliedern? Vertrauen die Teammitglieder sich untereinander? Herrscht im Teammeeting eine vertrauensvolle Atmosphäre? Wenn du eine dieser Fragen mit nein oder „geht so“ beantwortet hast, dann solltest du beim Thema Vertrauen ansetzen. Ein erster Schritt könnte ein vertieftes Kennenlernen sein. Oder ihr arbeitest mit der Vertrauensformel. Was das ist und wie du sie in deinem Team anwenden kannst erfährst du in diesem Blogartikel.

Jetzt weißt du also, wie du deinen Teamproblemen auf den Grund gehst und die passende Lösung für dein Team findest. Noch besser ist es aber, Teamprobleme gar nicht erst aufkommen zu lassen. Gerade dann, wenn du ein Team neu übernimmst, kannst du von Anfang an diese Tipps berücksichtigen:

Ein Team, in dem die Teammitglieder sich vertrauen, das haut so schnell nichts um. Vertrauen ist die Basis für jedes erfolgreiche Team. Und eine gute Vertrauensbasis ist die beste Prävention für Teamprobleme. Nimm dir mit deinem Team Zeit für Vertrauensaufbau und ein vertieftes gegenseitiges Kennenlernen. Das kann ein Teambuilding-Event sein, aber auch im Arbeitsalltag gibt es viele Möglichkeiten, Vertrauensaufbau mit wenig Zeitaufwand zu  integrieren.

Regelmäßiges Feedback sorgt dafür, dass aus kleinen Ärgernissen oder Missverständnissen erst gar keine Probleme werden. Plane ganz bewusst Zeit und Formate ein, die ein regelmäßiges Feedback ermöglichen: auf persönlicher und fachlicher Ebene, zwischen den einzelnen Teammitgliedern und zwischen Führungskraft und Team. Das lässt sich wunderbar in Teammeetings integrieren oder durch separatee Retro-Termine organisieren.

Die meisten Menschen wollen gern einen Beitrag zu etwas Größerem leisten. Und die meisten Menschen bringen ihr Wissen und ihre Expertise sehr gerne ein. Nutze das, als Führungskraft! Es macht deine Strategien besser, und dein Team motivierter und engagierter. Du kannst dies im Rahmen eines Workshops mit dem gesamten Team machen, oder indem du Sparring-Sessions mit einzelnen Teammitgliedern einplanst.  

Sorge dafür, dass die Strukturen und Prozesse für dein Team und eure Ziele arbeiten – und nicht dagegen. Schnelligkeit und mutige Entscheidungen z.B. sind nur möglich, wenn die Prozesse und Strukturen das auch erlauben. Ändere also den Prozess – und nicht dein Team (oder deren Mindset!).

Vertrauen ist gut – Fokus ist besser: „Where focus goes – energy flows“. Das, worauf wir unseren Blick richten, bekommt auch mehr von unserer Energie ab. Und dann geht was vorwärts. Schaffe mit deinem Team Routinen, um regelmäßig auf die Fortschritte zu schauen. Damit stellst du sicher, dass ihr auf dem richtigen Weg zu euren Zielen seid und könnt – wenn nötig – Korrekturen vornehmen.

Wir arbeiten besser, wenn wir uns sicher fühlen. Und wenn wir den Eindruck haben, dass sich das, was wir tun, für uns lohnt. Das muss nicht immer ein riesiges Incentive sein – da reicht schon ein ehrlich gemeintes Danke. Oder ein positives Feedback. Du kannst auch beim nächsten Teammeeting ein paar Dinge hervorheben, die vielleicht banal sein mögen, die du aber dennoch erwähnenswert findest: die minimale Prozessverbesserung, die ein Mitarbeiter eingebracht hat. Das kritische Feedback, das eine Mitarbeiterin trotz Bammel dem Kollegen aus der Nachbarabteilung gegeben hat. Wenn dein Team merkt, dass du diese Dinge wahrnimmst und wertschätzt, wird es mehr davon tun.

Wünschst du dir für deine Teamprobleme eine kompetente Sparringspartnerin an der Seite? Eine, die dir die richtigen Fragen stellt, deinen Blick auf die wahren Ursachen lenkt und die passenden Methoden zur Lösung deiner Probleme parat hat? Dann lass uns reden!