In 6 Schritten zu einer besseren MEETINGKULTUR

Findest du auch, dass Meetings zuweilen ganz schön nerven können? Weil sie irre viel Zeit in Anspruch nehmen und du häufig hinterher feststellst, dass du mit deiner Zeit eigentlich was viel Sinnvolleres hättest anstellen können? Bist du es auch leid, von (Online-) Meeting zu (Online-) Meeting zu hetzen, ohne Zeit für einen Kaffee oder eine Bio-Pause? Sehnst du dich nach mehr Zeit, um mal in Ruhe etwas zu durchdenken oder eines der vielen Meetings vernünftig vor- oder nachzubereiten? Findest du, es ist an der Zeit, die Meetingkultur in deinem Team oder Unternehmen endlich zu verbessern?

Mit diesen 6 Schritten kommst du deinem Wunsch nach einer besseren Meetingkultur ein gutes Stück näher:

„Hä? Wie jetzt? Ich will doch die Meetingkultur in meinem ganzen Unternehmen verbessern. Und du sagst mir jetzt ich soll klein starten? Wie passt das denn zusammen?“. I feel you. Und glaub mir: es ist wirklich der richtige erste Schritt, erst mal klein und in deinem eigenen Einflussbereich zu starten.

Denn damit Kultur sich verändert, müssen Menschen jeden Tag Dinge anders tun. Kultur ist nicht das, was man auf Poster schreibt und überall im Unternehmen aufhängen lässt. Und es ist auch nicht das, was in Townhall Meetings oder über andere Kommunikationswege von der Geschäftsführung verkündet wird. Kultur ist das Ergebnis davon, wie Mitarbeitende täglich im Unternehmen Dinge tun. Und Meetingkultur ist entsprechend das Abbild davon, wie Meetings in einem Unternehmen abgehalten werden.

Um Meetingkultur zu verändern ist es also notwendig, dass Mitarbeitende künftig Meetings anders machen. Und das lässt sich im Kleinen erst mal schneller etablieren und besser nachhalten, als im Großen. Starte also in deinem eigenen Einflussbereich – deinem „Circle of Influence“. Wenn das gut funktioniert, dann wird euer Beispiel schon für Aufmerksamkeit sorgen und seine Kreise weiter ins Unternehmen ziehen.

Lege fest, wie groß dein Einflussbereich für den Start sein soll. Möchtest du erst mal nur mit deinem eigenen Team starten? Oder kannst du vielleicht noch das ein oder andere „Schwesterteam“ dafür gewinnen, mit denen ihr relativ viele gemeinsame Meetings habt?  

Wähle den Bereich jedoch nicht allzu groß. Je kleiner, desto schneller und unkomplizierter kannst du Dinge ausprobieren, evaluieren, anpassen du so Schritt für Schritt Kultur verändern.

Kläre mit deinem Team (bzw. deinem ausgewählten Bereich) zunächst erst mal ab, wie dringend das Problem der Meetingkultur ist. Wie groß ist der Schmerz? Und wie stark ist der Wunsch, die Meetingkultur zu verbessern wirklich?

Mit Veränderungen ist das nämlich so eine Sache: uns Menschen fällt es deutlich leichter etwas zu verändern, wenn wir einen gewissen Handlungsdruck verspüren. Wenn uns ein Thema zwar nervt, aber es uns nicht wirklich Schmerzen verursacht, dann sind wir auch nur mäßig motiviert, irgendwas dagegen zu unternehmen.

Das liegt an der Art und Weise, wie unser Gehirn funktioniert. Das ist nämlich grundsätzlich auf „Energie sparen“ programmiert. Solange keine ernsthafte Gefahr droht, ist es unserem Gehirn ganz lieb, wenn wir einfach ganz routiniert im Autopilot fahren. Warum Energie verschwenden für irgendeine Zusatzaktivität? Läuft doch alles…

Aber wenn unser Gehirn ein dringendes Problem erkennt und uns möglicherweise Schaden oder Schmerzen drohen, dann macht es uns Feuer unterm Hintern, damit wir unsere Energie mobilisieren, uns in Bewegung setzen und uns in Sicherheit bringen.

Jede Veränderung braucht also eine Dringlichkeit, damit sie ins Rollen kommt. Einen „Sense of Urgency“. Oder wie wir im Schwäbischen sagen: den „Kittelbrennfaktor“. Ohne Feuer unterm Hintern – keine Action.

Wie stark ist der Kittelbrennfaktor in puncto Meetingkultur verbessern in deinem Team?

Mach dazu eine simple Skalenabfrage von 1-5 mit der Frage: „Wie empfinde ich unsere aktuelle Meetingkultur?“ Die 1 bedeutet: „Ich bin total genervt von unserer Meetingkultur und wir müssen dringend was ändern“, die 5 bedeutet: „Ich finde unsere Meetingkultur spitze, so wie sie ist und wüsste nicht, was wir verändern sollten“.

Gebt dann den nackten Zahlen aus der Skala mehr Bedeutung, in dem ihr eure Gedanken sammelt: Was schätze ich aktuell an unsere Meetingkultur? Was stört mich an unserer Meetingkultur?

Klärt am Ende der Diskussion noch einmal, ob das Thema für euch als Team dringlich genug ist, um es gemeinsam anzugehen.  Wenn die Antwort „JA“ ist, dann geht es zu Schritt 3. Wenn die Antwort „NEIN“ ist, dann ist die Zeit wohl noch nicht reif für die Initiative.

Widerstehe in dem Fall dem Impuls des „dann mach ich’s halt alleine und mach einfach eine Ansage von oben“. Meine Prognose dafür ist: Du kannst ich noch so sehr abstrampeln: es wird sich ziemlich sicher nichts verändern, weil die Motivation zum Mitmachen bei den anderen recht gering sein dürfte.

Wenn ihr gemeinsam entschieden habt, dass ihr das Thema gemeinsam angehen wollt, geht es jetzt an die Zieldefinition. Wohin genau soll sich eure Meetingkultur verbessern? Wie soll die schöne, neue Meetingwelt aussehen, die ihr euch wünscht?

Nehmt euch dazu die Stichpunkte aus der „was stört mich“ Diskussion vor und sammelt möglichst viele Ideen:

• Was genau sollte besser oder anders sein?
• Wenn ihr das, was stört nicht mehr wollt – was wollt ihr stattdessen?

Vielleicht wollt ihr weniger Meetings, kürzerer Meetings, mehr Pausen zwischen den Meetings? Oder besser vorbereitete Meetings, mehr Dokumentation, mehr Nachverfolgung von Ergebnissen, etc.   

Bestimmt fallen euch jede Menge Verbesserungsmöglichkeiten ein. Schreibt sie alle auf – jede Idee ist wertvoll und bekommt bestimmt irgendwann ihren großen Auftritt.

Ihr wisst nun, wie eure schöne neue Meetingwelt aussehen soll. Nun geht es darum, den ersten Schritt zu gehen. Legt gemeinsam fest, womit ihr erst mal starten wollt und was genau ihr ab sofort (oder morgen) anders machen wollt.

Nehmt euch lieber weniger vor und sorgt dafür, dass ihr das sehr konsequent umsetzt. Eine kleine Aktion, die konsequent durchgezogen wird verändert Kultur mehr, als zehn Vorhaben, die nur halbherzig nachverfolgt werden und dann letztlich doch wieder nur als zahnlose Powerpoint-Tiger in der digitalen Ablage enden.

Was ist eure eine Aktion, die jede*r von euch ab sofort konsequent umsetzen wird? Was ist einfach genug, und hat doch einen großen, positiven Effekt? Was ist euer erster Schritt, um eure Meetingkultur zu verbessern?

Vielleicht einigt ihr euch auf einen meetingfreien Vormittag in der Woche. Oder ihr sagt alle konsequent „nein“ zu Meetingeinladungen, bei denen nicht klar ist, was das Ziel, eure Rolle und damit euer konkreter Beitrag sein kann. Oder ihr stellt eine automatische Meetingzeitverkürzung in Outlook ein, die jedes Meeting automatisch erst 5 Minuten nach der vollen oder halben Stunde einstellt. Oder, oder, oder.

Einigt euch auf die eine Aktion, mit der ihr jetzt erst mal startet. Die anderen sind dann später dran.

Was braucht eure eine Aktion, damit sie erfolgreich sein kann? Was könnte einer erfolgreichen Umsetzung in die Quere kommen?

Macht euch Gedanken dazu und sorgt für Rahmenbedingungen, die möglichst viele Steine schon mal vorab aus dem Weg räumen und die Umsetzung so leicht wie möglich machen.

Beispiele für förderliche Rahmenbedingungen könnten z.B. sein:

• ein email Template, das ihr immer wieder nutzen könnt, um freundliche Absagen auf Meetings ohne Zielsetzung und Agenda zu schicken
• eine einfache Anleitung (Video?), um die Meetingzeitverkürzung in Outlook einzustellen
• wichtige Stakeholder (und Meetingpartner) über eure geplante Veränderung informieren, damit sie wissen, was auf sie zukommt (und vielleicht haben sie ja direkt Lust, mitzumachen?)
• festlegen, wann und wo ihr euch gegenseitig an die neuen Verhaltensweisen erinnert und für Verbindlichkeit sorgt
• „Nudges“ definieren und platzieren, die euch immer wieder an eure neue Verhaltensweise erinnern

Kleiner Exkurs: Falls du dich fragst was „Nudges“ sind hier eine kurze Erläuterung: „Nudge“ heißt wörtlich übersetzt Stups oder Anstoß. Gemeint sind damit kleine Dinge, die uns im Alltag anstupsen, und es damit leichter machen, eine Gewohnheit zu verändern. Z.B. wenn du möchtest, dass deine Kinder mehr Obst und Gemüse essen, dann stell ihnen einen Teller mit kleingeschnippeltem Obst und Gemüse hin (statt einen ganzen Apfel oder eine ganze Karotte), und du wirst sehen, wie das Obst und Gemüse ganz von selbst in den Mund wandert. Wenn du mehr Bewegung in deinen Arbeitsalltag einbauen möchtet, dann mach einen gut sichtbaren Aufkleber an deinen Laptop (oder die Aufzugstür) mit der Frage: „Heute schon 1000 Schritte gegangen?“ und beobachte mal, was passiert.

Was gemessen wird, wird auch gemacht. Also stelle sicher, dass ihr regelmäßig den Fortschritt hin zu eurer besseren Meetingkultur unter die Lupe nehmt.

Schaut am Anfang lieber in engeren Zeiträumen auf den Fortschritt. Zum einen hält das die Energie für das gemeinsame Vorhaben hoch, zum anderen könnt ihr dann auch sehen, ob es noch mal eine Anpassung braucht oder noch der ein oder andere Stein aus dem Weg geräumt werden muss, falls der Erfolg bisher eher mäßig ist.

Überlegt euch, was ihr messen wollt und entwickelt daraus 2-4 Fragen, die ihr dann in regelmäßigen Abständen gemeinsam bewertet und besprecht. Hier ein paar Ideen, was ihr messen könntet:

• Wie gut euch die Umsetzung gelungen ist
• Welche (positive) Wirkung durch die Umsetzung in eurem Team spürbar ist
• Welchen (positiven) Einfluss eure Aktivität auf andere Bereiche hatte

Auch die Frage aus Schritt 2 (Wie empfinde ich aktuell unsere Meetinkultur) ist ein guter Gradmesser, um den Fortschritt zu sehen.   

Feiert auf jeden Fall eure Erfolge – und seien sie noch so klein. Teilt eure guten Erfahrungen und Erfolgsgeschichten, und bietet anderen Interessierten im Bereich eure Unterstützung an.

Und wenn eure erste gemeinsame Meetingkultur-Verbesserungs-Initiative ein Erfolg war, dann nehmt euch doch gleich die nächste Initiative von eurer Liste vor und durchlauft die Schritte erneut.

Falls du diesen Prozess gemeinsam mit deinem Team anpacken willst und dir dabei weitere Unterstützung wünschst, dann stehe ich gerne als Sparringspartnerin zur Verfügung.